Perubahan tidak hanya membutuhkan niat saja melainkan harus disertasi dan diikuti oleh eksekusi dan implementasi perubahan. Artinya perubahan bisa terjadi hanya jika ada tindakan nyata dan konkret. Inisiasi perubahan melibatkan 4 tindakan pokok yaitu:
Riset
Riset merupakan proses belajar tentang perkembangan atau keadaan terkini di dalam maupun di luar organisasi yang dapat digunakan untuk mendukung kebijakan perubahan. Riset dalam organisasi dapat dilakukan dengan dua cara; pertama, dilakukan sendiri oleh organisasi dengan membentuk departemen riset dan pengembangan (R&D), dan kedua, oleh pihak eksternal. Organisasi besar yang mendunia selalu memiliki divisi riset dan pengembangan yang berperan memberi masukan terhadap upaya perubahan dan pengembangan usaha.
Kreativitas
Kreativitas adalah penciptaan ide baru untuk mengakomodasi kebutuhan yang diperlukan dalam perubahan. Setiap orang memiliki kapasitas untuk kreatif. Pada setiap organisasi terdapat dua karakter kreativitas yaitu: individual dan organisasional. Karakter individu yang kreatif dikenal dengan ciri-ciri orisinil; berpikiran terbuka; penuh rasa ingin tahu, fokus dalam memecahkan masalah, senang melakukan eksperimen, eksplorasi terus-menerus dan terbuka terhadap ide baru. Kreativitas juga dapat dirangsang oleh organisasi. Organisasi atau departemen di dalamnya dapat membangun kreativitas untuk memprakarsai perubahan. Sebagian besar organisasi menginginkan karyawannya menjadi kreatif dan sudah seharusnya organisasi memiliki individu yang kreatif yang diperoleh pada waktu rekrutmen. Organusasi kreatif memiliki budaya yang kuat yang dapat mendorong semua karyawan secara bebas dan terbuka terlibat aktif dalam perubahan. Organisasi harus mampu memanfaatkan sumber potensial melalui program pemberdayaan untuk mendorong kreativitas dan inovasi dengan membangun kerja tim.
Kerja tim
Setiap individu merupakan bagian yang tidak tepisahkan dari lingkungannya terutama dalam proses produksi. Tim bagi organisasi merupakan alat manajemen untuk memberdayakan karyawan dalam upaya membangun kebersamaan, efektivitas, dan efisiensi. Tim dalam konteks budaya didefinisikan sebagai unit yang terdiri dari dua orang atau lebih yang berinteraksi dan bersinergi untuk menyelesaikan tugas tertentu. Individu dalam tim diarahkan untuk menghasilkan kinerja yang lebih besar daripada kontribusi individualnya. Definisi tersebut mengandung tiga komponen; pertama tujuan menyelesaikan tugas. Kedua, dua orang atau lebih—kelompok atau tim, dan ketiga interaksi dan sinergi. Setiap organisasi dapat membangun berbagai tipe kerja tim sesuai dengan karakteristik kebutuhan dan tujuan organisasi. Karakteristik tugas atau permasalahan akan membentuk karakteristik tim dan karakteristik tim akan mempengaruhi proses internal tim yang akan berdampak pada pencapaian tujuan dan kepuasan. Terdapat dua tipe kerja tim yaitu tim formal dan tim mandiri. Tim formal dibentuk sebagai bagian dari struktur formal organisasi, dan tim mandiri adalah tim yang memiliki otonomi untuk memecahkan masalah dan bertanggung jawab terhadap hasilnya.
Tim formal dapat berbentuk tim vertikal dan tim horisontal dan sering disebut sebagai tim lintas fungsi. Tim vertikal adalah tim formal yang terdiri dari seorang pemimpin dan beberapa orang bawahannya untuk menyelesaikan pekerjaaan tertentu. Tim horisontal terdiri dari beberapa karyawan dari tingkat hirarki yang hampir sama dan berasal dari berbagai bidang kerja yang berbeda untuk menyelesaikan suatu tugas. Tim horisontal dibentuk untuk menyelesaikan tugas tertentu dan dapat dibubarkan setelah pekerjaannya selesai. Tim horisontal dapat berbentuk komite atau tim dengan tugas khusus. Tim mandiri anggotanya cukup besar antara 10 sampai 20 orang dengan beberapa keterampilan dan fungsi untuk menyelesaikan tugas secara menyeluruh yaitu mulai dari perencanaan, pengambilan keputusan, implementasi dan evaluasi. Tim mandiri mengambil alih tugas manajerial dalam struktur formal. Tim diberi wewenang untuk memperoleh akses pada sumber daya organisasi baik peralatan, teknologi keuangan, maupun informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas memberi keputusan. Tujuan utama penggunaan kerja tim adalah untuk meningkatkan kinerja, memberdayakan karyawan, proses pembelajaran, evaluasi, memicu kreativitas dan kaderisasi organisasi.
Komunikasi
Komunikasi organisasi adalah aktifitas penyampaian dan interpretasi pesan atau tindakan antar pribadi atau unit yang berfungsi sebagai penyebaran informasi, tugas, motivasi, pengungkapan emosional dan pengawasan. Komunikasi adalah aktifitas untuk menjelaskan kepada karyawan tentang apa yang harus dilakukan, seberapa jauh tanggung jawabnya, dan apa yang akan diperoleh baik bagi dirinya maupun bagi organisasi. Bagi karyawan, tim atau kelompok kerja, komunikasi merupakan sumber utama untuk melaksanakan tugas karena dengan kelompok, individu mempunyai kesempatan untuk berinteraksi. Inti dari interaksi adalah komunikasi. Komunikasi merupakan sumber penting dalam proses perubahan dan pembelajaran.
Berkaitan dengan peran komunikasi organisasi, pada era kemajuan teknologi informasi dan pengetahuan, manajer kini lebih dituntut untuk menjaga hubungan dengan pihak yang berkepentingan daripada berfokus tunggal pada keuntungan finansial. Karena dalam era perubahan global, keuntungan usaha bukan hanya diukur dari aspek finansial saja tetapi dalam bentuk citra, penguasaan teknologi, nilai lebih produk, keahlian manajerial serta keunggulan berkomunikasi dengan berbagai pihak. Manajer harus fleksibel dengan terus beradaptasi untuk merespon terhadap kebutuhan pelanggan, karyawan, dan pemegang saham. Manajer dituntut untuk lebih mementingkan pencarian cara yang efektif dalam memecahkan masalah yang dihadapi secara tim, dan bukan sekadar memberi perintah.
Komunikasi organisasi yang efektif harus dilakukan secara terbuka. Karena komunikasi memiliki makna sebagai tindakan pemberian wewenang kepada karyawan untuk menyampaikan ide dan tindakan berkenan dengan tugas yang menjadi tanggung jawabnya. Kunci dari komunikasi terbuka adalah mendengarkan. Dalam manajemen, mendengarkan merupakan keterampilan untuk memahami perasaan maupun fakta yang kemudian diinterpretasikan menjadi arti yang dibutuhkan dalam mengambil kebijakan. Bagi organisasi, mendengarkan merupakan bagian yang harus dimanajemeni. Kunci mendengarkan adalah perasaan dan logika. Setiap orang harus memahami aspek perasaan agar informasi yang didengar dapat diserap dengan baik dan terhindar dari aspek emosional individual.
Terdapat empat hal penting dalam kegiatan mendengarkan: (1) Serap. Informasi dari lingkungan harus dipahami sebagai sebuah sumber daya; (2) Saring. Informasi yang masuk perlu disaring dengan memilah-milahkan dan dipikirkan mana yang dapat dijadikan sumber daya mana yang tidak sesuai dengan kebutuhan perubahan yang diinginkan; (3) Refleksikan. Cerminkan dan pisahkan informasi yang potensial ke dalam gagasan sebagai panduan terintegrasi dengan tujuan utama organisasi; dan (4) Keputusan. Keputusan merupakan pilihan terhadap apa yang harus dilakuan sebagai reaksi dari informasi yang diterima.
Komunikasi organisasi dapat dikembangkan melalui berbagai saluran: (1) Saluran komunikasi formal yaitu saluran komunikasi yang mengalir melalui rantai komando atau tanggung jawab tugas yang didefinisikan organisasi. Saluran komunikasi formal dapat berbentuk (a) saluran komunikasi ke bawah yaitu pesan yang dikirim kebawah dari atasan sebagai tugas yang harus dijalankan; (b) saluran komunikasi atas yaitu pesan yang dikirimkan dari tingkat bawah ke tingkat atas dalam hirarki organisasi; dan (c) saluran komunikasi horisontal yaitu pertukaran pesan secara lateral atau diagonal di antara sesama rekan kerja yang satu tingkat baik dalam satu bidang maupun antar bidang; (2) Saluran komunikasi informal yaitu saluran komunikasi yang terjadi di luar saluran otorisasi formal tanpa memperhatikan hirarki. Saluran ini dapat berbentuk management by wandering around yaitu teknik komunikasi dimana manajer berinteraksi secara langsung dengan karyawan untuk bertukar informasi tentang berbagai hal yang berkenaan dengan tugas. Teknik lain adalah grapevine yaitu jaringan komunikasi informal dari karyawan ke karyawan yang tidak diberi sanksi secara resmi oleh organisasi. Saluran grapevine menghubungkan karyawan pada semua arah, bervariasi mulai dari pimpinan puncak, menengah, staf pendukung dan karyawan lini. Pola grapevine dapat menjadi sebuah kekuatan dominan jika saluran formal memiliki kendala.
Dua model komunikasi diatas merupakan komunikasi verbal. Komunikasi juga dapat di lakukan dengan nonverbal yaitu pesan yang dikirimkan melalui perilaku atau tindakan daripada kata-kata. Komunikasi nonverbal dapat berbentuk ekspresi wajah, perangai, isyarat atau gerakan anggota tubuh, gestur, parfum atau pakaian. Komunikasi nonverbal terjadi setiap hari dan dapat merupakan ciri-ciri organisasi. Jenis, kualitas, dan model pakaian dapat menunjukkan tingkatan karyawan. Pakaian untuk manajer tingkat atas dan menengah berbeda untuk tenaga operasional karena fungsi yang berbeda dan bukan untuk membedakan. Pesan nonverbal dapat menjadi alat yang berpengaruh jika dipadukan pesan verbal. Luasnya wawasan karyawan tentang tentang pentingnya perubahan dipengaruhi oleh bagaimana organisasi mengembangkan model komunikasinya. Perubahan organisasi harus dirancang dan dikomunikasikan sebelum diimplementasikan guna mendorong kesepahaman karyawan tentang apa yang harus dilakukan.
Disarikan dari:
Poerwanto. (2008). Budaya Perusahaan. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. ISBN: 978-979-1277-90-7.
Oleh:
Nicholas Simarmata, M.A.
