Budaya awal organisasi merupakan perkembangan dari filosofi pendirinya. Sebagai contoh, budaya prestasi tampaknya akan berkembang bila pendiri adalah seorang individu yang berorientasi pada prestasi menuju sukses. Budaya asli, baik yang ditanamkan maupun yang dimodifikasi, untuk menyesuaikan dengan situasi lingkungan sekarang. Menanamkan budaya melibatkan proses belajar. Anggota organisasi mengajarkan satu sama lain mengenai nilai, keyakinan, pengharapan, dan perilaku yang dipilih organisasi. Hal ini dilengkapi dengan menggunakan satu atau lebih mekanisme berikut (Ernawan, 2011): (1) Pernyataan filosofi formal, misi, visi, nilai, dan material organisasi yang digunakan untuk rekrutmen, seleksi, dan sosialisasi. Organisasi, misalnya, menerbitkan daftar enam nilai organisasi tersebut. Daftar ini, yang ditanamkan selama proses sosialisasi bagi seluruh karyawan baru dan mendapat dukungan besar dari organisasi, termasuk -nilai organisasi berikut: (a) menempatkan keinginan klien dan pelanggan terlebih dahulu; (b) mengusahakan kualitas dalam segala hal secara terus-menerus; (c) memperlakukan orang lain dengan hormat dan menjunjung tinggi martabatnya; (d) bertingkah laku yang mencerminkan standar integritas tertinggi; (e) meningkatkan kerja tim, dan menjadi warga negara yang baik dalam komunitas di mana para karyawan tinggal dan bekerja; (2) Desain secara baik ruangan fisik, lingkungan kerja, dan bangunan. Mempertimbangkan penggunaan alternatif baru desain tempat kerja yang disebut dengan hoteling yaitu sebagaimana dalam pilihan kantor bersama, ruangan kerja ‘hotel’ dilengkapi dengan perabot, peralatan kantor, dan didukung dengan layanan kantor yang khusus. Karyawan bisa memiliki ‘mobile cubbies’, lemari file, atau locker untuk menyimpan barang pribadi, dan sistem telepon komputer dan email yang dibutuhkan. Namun ruang kerja ‘hotel’ disediakan berdasar jam, hari, dan waktu, bukannya dibangun secara permanen. Pada ruang kerja ‘hotel’ yang terbaik diperindah dengan foto pribadi individu dan foto kenangan (yang disimpan secara elektronis) ditampilkan kembali dan ditempatkan pada desktop karyawan sebelum mereka tiba dan kemudian dipindahkan segera setelah mereka pergi; (3) Slogan, bahasa, akronim, dan perkataan. Sebagai contoh, organisasi mempromosikan keinginannya untuk menyediakan layanan klien yang baik melalui slogan “Apa pun yang diperlukan.” Karyawan didorong untuk melakukan apa pun yang diperlukan untuk memenuhi harapan pelanggan; (4) Pembentukan peranan secara hati-hati, program pelatihan, pengajaran, dan pelatihan oleh manajer dan supervisor; (5) Penghargaan eksplisit, simbol status (misalnya gelar), dan kriteria promosi. Sebagai contoh, organisasi mengembangkan sistem penghargaan berdasar tim yang mendorong anggota tim untuk bekerja sama untuk memenuhi kebutuhan pelanggan; (6) Cerita, legenda, dan mitos mengenai suatu peristiwa dan orang penting; (7) Aktivitas, proses, atau hasil organisasi yang juga diperhatikan, diukur, dan dikendalikan pimpinan. Karyawan cenderung memberi perhatian pada penyelesaian pekerjaan yang tepat; (8) Reaksi pimpinan terhadap insiden yang kritis dan krisis organisasi; (9) Struktur organisasi dan aliran kerja. Struktur hirarkis cenderung menanamkan orientasi terhadap pengendalian dan otoritas dibandingkan organisasi yang horizontal; (10) Sistem dan prosedur organisasi. Organisasi dapat mempromosikan prestasi dan kompetisi melalui penggunaan kontes penjualan; (11) Tujuan organisasi dan kriteria gabungan yang digunakan untuk rekrutmen, seleksi, pengembangan, promosi, pemberhentian, dan pengunduran diri karyawan.
Budaya organisasi dalam praktik harus disebarluaskan pada seluruh anggota organisasi untuk mendapatkan kesepakatan dan komitmen atas nilai yang harus diberlakukan untuk mendasari semua aktivitas dalam organisasi. Proses dalam menanamkan budaya organisasi pada anggota dapat dilakukan melalui berbagai cara hubungan dalam organisasi. Cara tersebut melalui media sebagai berikut (Terry, 1960; Gie, 1996): (1) wawancara khusus, (2) rapat kerja, konferensi atau pertemuan segenap anggota organisasi atau pegawai dalam organisasi, (3) pembicaraan telepon, (4) penerbitan, misalnya warta harian yang diterbitkan oleh organisasi untuk pekerja atau majalah, buku, buku petunjuk, buku pedoman, brosur amanat dari pimpinan organisasi, atau penerbitan khusus lainnya, (5) surat edaran, (6) papan pengumuman,(7) plakat laporan tahunan anggota organisasi atau pegawai dalam organisasi, (8) surat yang dikirim langsung pada pegawai, dan (9) film, slide, dan alat-alat lain yang serupa.
Berdasarkan kebiasaan, selain melalui media tersebut, pertemuan tatap muka atau latihan lebih banyak dipilih sebagai media untuk menanamkan budaya organisasi. Menanamkan budaya organisasi lewat media organisasi harus menghidari duplikasi cara yang diterapkan dalam pertemuan tatap muka atau latihan. Keluwesan media organisasi sebagai media cetak untuk menanamkan budaya organisasi perlu dieksplorasi secara optimal. Menanamkan budaya organisasi lewat media organisasi dapat ditempuh lewat berbagai cara. Slogan atau simbol misalnya dapat dipaparkan dalam format artikel populer. Bagaimana simbol atau slogan itu dapat pula disajikan lewat historical features dengan mewawancarai perancangnya. Dalam tulisan yang dihasilkan, digambarkan siapa saja perancangnya, berapa lama perdebatan, apa saja yang terjadi sebelum bentuk yang sekarang disepakati. Melalui cara bertutur yang menarik, pembaca seolah dibawa kembali ke suasana saat perancangan simbol atau slogan itu. Ditumbuhkan penghayatan terhadap makna simbol atau slogan dimaksud dikaitkan dengan tujuan organisasi (Uha, 2013).
Kiat yang sama bisa saja diterapkan untuk menjelaskan mengapa kebiasaan atau kegiatan tertentu di lingkungan organisasi. Kalau misalnya di lingkungan organisasi ditanamkan kebiasaan untuk mengucapkan selamat pagi atau selamat sore, atau memberi ucapan selamat dalam acara sederhana kepada seseorang yang menunjukkan prestasi sekecil apapun, itu bisa dijadikan kisah menarik. Tulisan tentang seluk-beluk program organisasi yang berkaitan dengan program pendidikan dan pelatihan, kebijaksanaan organisasi dan prosedur kerja, cuti, liburan, fasilitas, kesehatan, bonus, bisa menjadi topik yang menarik. Anggota organisasi sebagai pembaca dapat menangkap bagaimana setiap kebijakan selalu mengandung nilai yang dianut organisasi. Cara kerja tertentu yang dilaksanakan berdasarkan sejumlah nilai. Kisah tentang bagaimana cara kerja itu dirumuskan dan apa kaitannya dengan nilai tertentu yang dianut organisasi serta apa keuntungan yang mendukung karir anggota jika cara kerja itu dijalankan berdasarkan nilai dimaksud, dapat dikisahkan melalui tulisan yang menarik. Kisah, anekdot atau bahkan legenda dapat dimanfaatkan untuk mengkomunikasikan pelbagai aspek budaya organisasi. Kisah yang ditulis berdasarkan peristiwa nyata penting sekali sebagai pendukung dasar keyakinan atas nilai yang ditanamkan. Anggota organisasi dibuat percaya nilai yang dianut selama ini. Begitu pula cara bekerja yang dijalankan telah sesuai dengan apa yang dikehendaki organisasi serta sekaligus fungsional untuk menapaki tujuan yang digariskan. Anggota organisasi bisa mengidentifikasi diri lewat kisah seperti itu sehingga mereka lebih mudah menerima (menyerap) nilai yang disisipkan di dalam kisah tersebut untuk menjadi milik mereka (Uha, 2013).
Oleh:
Nicholas Simarmata, M.A.
Pustaka
Ernawan, E.R. (2011). Organizational culture: Budaya organisasi dalam perspektif ekonomi dan bisnis. Bandung: Penerbit Alfabeta.
Gie, L. (1996). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Terry, G.R. (1960). The Principles Of Management. Illnois : Irwin, Inc
Uha, I.N. (2013). Budaya Organisasi Kepemimpinan dan Kinerja: Proses Terbentuk, Tumbuh Kembang, Dinamika, dan Kinerja Organisasi. Jakarta: Kencana. ISBN 978-602-7985-33-9.
