Implementasi budaya adalah proses yang terintegrasi dalam sistem sosial yang merupakan sosialisasi. Sosialisasi merupakan proses adaptasi karyawan terhadap budaya yang diciptakan oleh organisasi (Robbins, 1998).
Sosialisasi budaya terdiri dari dua tahap pokok yaitu pembelajaran dan adaptasi. Tahap pembelajaran adalah waktu dimana karyawan belajar tentang pola kehidupan organisasi. Karyawan mempelajari berbagai aturan yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas serta pola perilaku organisasional. Tahap adaptasi merupakan waktu dimana karyawan sudah melakukan menyesuaikan terhadap sistem keorganisasian. Proses adaptasi karyawan berjalan melalui berbagai cara seperti (Poerwanto, 2008):
- Keteladanan
Keteladanan adalah tindakan dan pemikiran seseorang dalam mengimplementasikan sesuatu yang telah menjadi keharusan secara benar yang dapat ditiru atau menjadi model peran yang nyata bagi karyawan. Pemimpin puncak organisasi terutama pendiri yang menciptakan filosofi merupakan sumber kekuatan dalam sosialisasi budya. Perilaku individual pemimpin baik dalam kehidupan sehari-hari maupun organisasi merupakan teladan bagi karyawan.
Keteladanan merupakan bagian dari pembentukan kader organisasi yaitu proses mempersiapkan generasi penerus. Pembentukan kader merupakan pemberdayaan sumber daya manusia yaitu bagaimana organisasi memberi kesempatan kepada sumber daya manusia yang dimiliki untuk meningkatkan dan mengembangkan kemampuannya, kreatif, inovatif, dan handal sehingga memiliki kematangan dalam menghadapi masa depan organisasi. Tujuan dari konsep tersebut menurut Morgan adalah untuk membentuk orang yang luar biasa bagi organisasi yang salah satu caranya adalah keteladanan dari pemimpin organisasi (Morgan, 1989).
- Penokohan
Cerita tentang tokoh adalah bagian dari kehidupan manusia dan mempunyai makna serta manfaat bagi masa depan, baik secara individu maupun organisasi. Cerita adalah tradisi yang merupakan salah satu alat komunikasi untuk menyampaikan nilai, tata cara, anggapan maupun prestasi dari waktu ke waktu dan merupakan salah satu media pendidikan. Cerita merupakan bagian dari proses pembentukan kader yang bertujuan untuk memberi pelajaran bagi generasi penerus dalam mengendalikan dinamika organisasi.
Sebagai unit sosial, setiap organisasi diupayakan untuk memiliki tradisi bercerita karena cerita merupakan kumpulan informasi tentang peta budaya organisasi yang dapat membantu bagaimana memahami perkembangan pengelolaan usaha. Cerita bagi organisasi adalah bentuk komunikasi manusia yang paling handal. Di dalam suatu organisasi, jika kita ingin agar orang mampu mengingat informasi dan mempercayainya, cara terbaik dalam hampir setiap kasus adalah dengan memberikan informasi tersebut dalam bentuk cerita.
Legenda suatu organisasi mempunyai arti penting bagi karyawan. Legenda adalah warisan organisasi yaitu sejarah simbolis yang menghubungkan karyawan dengan bagian besar unsur masa lampau mereka terhadap hal penting. Warisan organisasi yang bermuatan budaya, visi, ciri organisasi, dan dinamika pengelolaan usaha dapat menjadi ilham dan memelihara semangat karyawan untuk bekerja. Kekayaan yang berupa pengalaman pengelolaan usaha perlu dikomunikasikan kepada generasi penerus lewat cerita.
Cerita lebih memberi peluang bagi pendengarnya untuk merasakan dan melihat informasi sekaligus memahaminya secara faktual. Asumsinya bahwa dengan menerima informasi secara faktual, visual, dan emosional maka lebih besar kemungkinannya orang akan dengan mudah merekam dan memahami makna yang terkandung. Bahkan cerita dapat membantu membentuk perilaku organisasi dalam mencapai hasil terbaik, menjaga moral karyawan, dan memuaskan pelanggan.
Dalam organisasi, pemimpin memiliki berbagai pengalaman, baik secara pribadi maupun organisasional. Hal tersebut merupakan bagian dari sumber daya yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan memberi motivasi dan rintisan jalan menuju masa depan. Pengalaman seseorang atau organisasi merupakan kekuatan yang dapat dijadikan dasar pertimbangan dalam kebijakan.
Pemimpin adalah orang yang harus memiliki kemampuan berkomunikasi dan kearifan untuk memikul tanggung jawab sosial yaitu mendidik dan membekali karyawan dengan ilmu pengetahuan dan moral. Pemimpin organisasi jangan memilah-milahkan karyawannya ke dalam kotak dimensi waktu, suku, agama, kultur maupun kepentingan pribadi. Tetapi harus mampu memberi keteladanan dalam proses inkulturasi serta menerapkan etika kehidupan.
Bercerita mengandung seni. Kunci seni bercerita adalah kemampuan untuk membentuk gambaran dramatis dan dikenang dalam pikiran pendengar. Cerita tentang warisan organisasi yang bertujuan untuk memberi motivasi dan menjaga moral karyawan harus memenuhi empat kriteria, yaitu: ada tokoh untuk menghidupkan cerita; runtut; kemudahan untuk didengarkan dan diingat, serta waktu yang tepat (Neuhauser, 1993).
Cerita tentang warisan organisasi memiliki tujuan: (1) menanamkan nilai dan ajaran organisasi, (2) keteladanan, (3) petunjuk dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan budaya organisasi, (4) mendorong perubahan, dan (5) pengendali perilaku organisasi.
Pendiri organisasi adalah tokoh yang dapat dijadikan pokok cerita tentang sejarah organisasi yang kemudian dilanjutkan oleh pemimpin berikutnya. Tokoh pendiri dan pendahulu adalah warisan yang secara berkesinambungan menjadi aset organisasi dalam melanjutkan kehidupan. Penokohan merupakan salah satu alat sosialisasi budaya. Cerita organisasi yang berisi dongeng dari peristiwa mengenai pendiri organisasi, pelanggaran aturan, sukses dari miskin ke kaya, pengurangan angkatan kerja, lokasi karyawan, reaksi terhadap kesalahan masa lalu, dan cara mengatasi masalah organisasi adalah bahan dari sosialisasi budaya (Boje, 1991).
Cerita tersebut menautkan kejadian masa kini dengan masa lalu dan memberikan penjelasan serta pengesahan untuk praktik saat ini. Salah satu dari sosialisasi budaya dapat dilakukan dengan cerita yang berisi sejarah, tokoh organisasi dan proses (Pettigrew, 1979).
- Rutinitas
Rutinitas dalam organisasi dapat dilakukan dengan dua cara yaitu melalui struktur dan non struktur. Struktur organisasi membakukan komunikasi organisasi yang menunjukkan tentang bagaimana tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasi secara formal. Sedangkan non struktur adalah kegiatan sosial organisasi yang dilakukan berkenaan dengan pembentukan identitas dan kebanggaan.
Setiap organisasi yang aktif menurut mempunyai enam bagian dasar yaitu (Mintzberg, 1989): (1) Ideologi (yang sekarang populer dengan istilah ’’budaya’’) meliputi tradisi dan keyakinan dari organisasi yang membedakan dari organisasi lain dan menanamkan kehidupan yang pasti ke dalam kerangka struktur; (2) Strategic Apex yaitu manajer puncak yang diberi kekuasaan untuk menjalankan misi dan kontrol organisasi secara efektif; (3) Middle Line yaitu manajer yang menjadi penghubung kelompok operating core dengan strategic apex; (4) Technostructure yaitu analis kontrol dari organisasi untuk menjalankan bentuk standarisasi tertentu atau khusus di dalam organisasi; (5) Staf Pendukung yaitu orang yang berada pada sejumlah unit organisasi, semua spesialis, yang tugasnya memberikan dukungan tidak langsung; dan (6) Operating Core yaitu meliputi anggota—operator—mereka yang pekerjaan dasarnya berhubungan langsung dengan produksi, baik barang maupun jasa.
Terdapat enam unsur dalam struktur organisasi (Mintzberg, 1989); (1) Spesialisasi kerja yaitu sampai tingkat manakah tugas dibagi-bagi menjadi pekerjaan yang terpisah sesuai dengan bidangnya; (2) Departementalisasi yaitu dasar yang dipakai untuk mengelompokkan bersama, sejumlah pekerjaan; (3) Rantai komando yaitu siapa bertanggung jawab pada siapa. Rantai komando berkaitan dengan wewenang yaitu hak inheren dalam suatu posisi manajerial untuk memberikan perintah; (4) Rentang kendali yaitu jumlah bawahan yang dapat diarahkan secara efisien dan efektif; (5) Sampai sejauh mana keputusan dipusatkan dan atau dialihkan; dan (6) Formalisasi yaitu sampai tingkat mana pekerjaan dibakukan.
Struktur organisasi merupakan inti dari rutinitas tugas yang harus dilakukan berkenaan dengan pencapaian tujuan organisasi. Struktur organisasi menjelaskan dan membakukan secara formal tentang prosedur kerja yang mencakup pola komunikasi, kewajiban, hak, pengendalian, tanggung jawab, kontrol serta sistem balas jasa. Maka struktur menjadi media sosialisasi budaya secara formal.
Manajer mempunyai tugas mengkoordinasi dan mengarahkan bawahannya agar memiliki kesamaan pandang dan tindakan dalam hubungan dangan sistem keorganisasian serta pencapaian sasaran bersama. Untuk mengembangkan pola hubungan dari keragaman tugas dan latar belakang kepentingan menjadi tim yang solid, diperlukan dimensi hubungan informasi yang menjadi pengikat sosial. Hubungan informasi tersebut dapat berbentuk rutinitas non struktural.
Kegiatan rutin non struktural adalah serangkaian kegiatan yang berulang dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan pemahaman individu terhadap nilai utama organisasi dan kebersamaan. Rutinitas non struktural membantu karyawan meningkatkan perasaan berharga serta menjadi kontrak psikologi yaitu kesepakaan tak tertulis yang menentukan apa yang menjadi harapan organisasi dari karyawan. Organisasi diharapkan memperlakukan karyawan secara bijak dengan memberikan kondisi kerja yang dapat diterima, serta mengomunikasikan secara jelas semua tujuan dan kemauan organisasi. Karyawan diharapkan menanggapi dengan memberikan sikap adaptif dan loyal terhadap organisasi.
Kegiatan olahraga atau berlibur bersama dengan keluarga atau pemberian penghargaan terhadap karyawan berprestasi secara periodik yang dipublikasikan secara umum merupakan salah satu bentuk dari kegiatan rutin non struktural yang akan membentuk ikatan sosial dan kontrak psikologi. Rutinitas merupakan fenomena sosial dalam organisasi untuk menciptakan dan memperkuat ikatan diantara karyawan yang memungkinkan mereka merasakan peristiwa penting bersama. Sehingga rutinitas non struktural menjadi salah satu media sosialisasi budaya.
- Simbol dan Slogan
Simbol adalah objek atau tindakan yang memberi arti bagi organisasi yang dapat berupa logo, materi atau tindakan yang didalamnya mengandung filosofi. Simbol merupakan salah satu objek dalam membangun identitas organisasi, menuntun dan menyatukan pemikiran serta perilaku karyawan dalam kehidupan sehari-hari, baik dalam tugas maupun di masyarakat.
Simbol organisasi terdiri dari berbagai bentuk yang setiap satuan bentuk serta warna memiliki arti dan nilai yang merupakan cermin dari filosofi organisasi. Simbol dapat berbentuk gabungan dari berbagai objek seperti logo, gedung, maupun tindakan yang memiliki karakteristik yang dilakukan secara kontinu. Dalam praktik, simbol dapat dimanifestasikan dengan pakaian seragam, emblem organisasi, alat tulis, gantungan kunci yang dihiasi dengan logo dan slogan organisasi.
Slogan atau sering disebut Kredo adalah kata atau kalimat yang mengekspresikan nilai bagi organisasi secara singkat dan mempunyai makna khusus bagi organisasi secara keseluruhan. Karyawan harus menerima sebagai hal yang dapat mengikat secara psikologis maupun sosiologis. Nilai budaya juga dapat dilihat dalam pernyataan publik tertulis, seperti misi organisasi atau pernyataan formal lainnya yang mengekspresikan nilai inti dari organisasi.
Simbol, logo, slogan atau kredo dapat ditempatkan di berbagai posisi seperti pada pakaian seragam, mobil organisasi, papan pengumuman, atau di ruang kantor yang strategis yang dapat dilihat dan dibaca setiap saat oleh seluruh karyawan. Slogan sebaiknya menggunakan kata sederhana dan mengandung pesan yang secara strategis menyampaikan visi dan nilai organisasi. Arsitek gedung dan taman organisasi dapat mencerminkan budaya organisasi.
Guna mempertahankan Budaya Organisasi dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut (Ernawan, 2011): (1) Seleksi Karyawan Baru. Dengan menggunakan prosedur standar dan mencari sifat khusus yang berhubungan dengan kinerja yang efektif, perekrut akan mewawancarai calon karyawan dan memisahkan gaya nilai yang tidak cocok dengan budaya organisasi; (2) Penempatan kerja yaitu setelah orang yang tepat diterima bekerja; (3) Penguasaan Kerja yaitu ketika cultural shock berakhir; (4) Mengukur dan memberi penghargaan performa; (5) Ketaatan pada nilai penting; (6) memperkuat cerita dan riwayat; (7) penghargaan dan promosi.
Budaya organisasi dapat dijadikan pegangan bila terjadi goncangan karena (DeWitte & Van Muijen, 1999; House, Hanges, Javidan, Dorfman & Gupta, 2004; Denison & Schlue, 2007; Cameron & Quinn, 2006): (1) Budaya menyeimbangkan nilai yang berlawanan. Budaya organisasi merupakan kekuatan yang menyeimbangkan antara kekacauan, kesinambungan dan perubahan; (2) Budaya organisasi adalah suatu sistem sibernetik karena mengarahkan, berusaha, dan mempersiapkan sendiri usaha untuk menghilangkan hambatan dan gangguan. Dalam suatu sistem sibernetik, budaya organisasi mengolah umpan balik mengenai perubahan lingkungan, dan membuat penyesuaian yang dianggap paling cocok; (3) Budaya adalah suatu pola, bukan hanya benda atau objek, tapi merupakan pola yang muncul bersamaan dengan bertambahnya waktu dan berkembangnya organisasi; (4) Budaya organisasi adalah komunikasi karena menekankan pada pembagian pengalaman dan penyebaran informasi. Budaya organisasi dapat membuat anggotanya saling erat mendukung; (5) Budaya organisasi bersifat sinergis yaitu nilai yang berbeda dapat bergabung dan menghasilkan sesuatu yang lebih baik. Konkretnya jika organisasi memiliki kreativitas yang tinggi, bukan ditunjukkan oleh promosi, tapi lebih dihargai jika produk tersebut merupakan gagasan yang orisinal; (6) Budaya dapat dipelajari dan organisasi harus mempelajarinya.
Adanya perkembangan lingkungan usaha, ilmu pengetahuan, teknologi, dan penerapan promosi semakin erat sehingga setiap organisasi dituntut untuk memiliki anggota yang secara bersamaan mampu belajar mengenai perubahan tersebut dan menyesuaikan dengan kemampuan sumber daya internalnya. Hal ini akan dapat dicapai oleh budaya yang secara berkesinambungan dan dipelajari dari berbagai sumber (House, Hanges, Javidan, Dorfman & Gupta, 2004). Budaya organisasi membentuk perilaku manusia di dalam organisasi karena budaya sangat kuat pengaruhnya terhadap perilaku manajer di tiap tingkat organisasi sehingga budaya juga sangat mempengaruhi stabilitas organisasi untuk mengubah arah strategiknya (Wheelen & Hunger, 2010).
Terdapat 4 (empat) komponen sebagai variabel yang merupakan budaya organisasi yaitu Integritas, Profesionalisme, Keteladanan, dan Penghargaan pada sumber daya manusia. Kesemuanya ini dalam hal merekrut, mengembangkan dan mempertahankan sumber daya manusia yang berkualitas, sekaligus memperlakukan karyawan berdasarkan kepercayaan, keterbukaan, keadilan dan saling menghargai, mengembangkan sikap kerja sama dan kemitraan, memberikan penghargaan berdasarkan hasil kerja individu dan kelompok (House, Hanges, Javidan, Dorfman & Gupta, 2004; Denison & Schlue, 2007).
Dari banyak indikator keefektifan organisasi, muncul 2 dimensi utama yang indikatornya diorganisasikan ke dalam 4 kelompok utama atau 4 kuadran budaya atau disebut juga sebagai 4 jenis budaya yang dapat diterangkan sebagai berikut (Cameron & Quinn, 2006): (1) Dimensi Pertama. Dimensi ini membedakan kriteria keefektifan yang menekankan pada fleksibilitas, keleluasaan dan dinamis, dengan/dari kriteria keefektifan yang menekankan stabilitas, tatanan dan kontrol. Sebagai contoh; organisasi dipandang efektif jika mereka melakukan perubahan, dapat beradaptasi, dan bersifat organik. Organisasi lainnya dipandang efektif jika mereka stabil, dapat diramalkan, dan mekanistik. Di satu sisi, jangkauannya dari keterampilan dalam banyak hal (aneka ragam) beserta kelenturannya. Di sisi yang lain, dengan kestabilan dan daya tahan organisasi. Sumbu dimensi ini berupa flexibility and discretion (kadang disebut people) dan stability and control (kadang disebut processes); (2) Dimensi Kedua. Dimensi ini membedakan kriteria keefektifan yang menekankan pada orientasi internal, integrasi dan kesatuan dengan/dari kriteria keefektifan yang menekankan pada orientasi eksternal, diferensiasi (pembedaan) dan persaingan. Sebagai contoh, beberapa organisasi dipandang efektif jika mereka memiliki karakteristik keharmonisan internal. Sumbu dimensi ini berupa external focus and differentiation (kadang disebut strategic) dan internal focus and integration (kadang disebut operasional).
Dua dimensi ini bersama-sama membentuk 4 kuadran dengan masing-masing menggambarkan perangkat yang berbeda/nyata dari indikator/faktor keefektifan organisasi. Hubungan dari 2 dimensi ini satu sama lain sering dikenal sebagai kerangka nilai bersaing (the Competing Value Framework). Kedua dimensi tersebut merupakan indikator keefektifan organisasi. Indikator keefektifan tersebut menggambarkan apa nilai karyawan tentang kinerja organisasi. Mereka mendefinisikan apa yang terlihat sebagai hal yang baik dan benar serta memadai menurut pandangannya. Setiap kuadran menggambarkan pra-anggapan dasar, orientasi dan tata nilai yang mencirikan elemen atau jenis budaya organisasi. Dua dimensi budaya yang membentuk 4 kuadran diatas disebut juga sebagai budaya yang sekaligus mendefinisikan yang dirasakan atau dikehendaki dan diyakini sebagai keefektifan organisasi dan kinerja dengan tantangan perubahan lingkungan.
Oleh karena itu, sosialisasi merupakan proses melalui beberapa tahapan, waktu, dan kontrol yang ketat, karena anggota organisasi memiliki latar belakang yang berbeda yang menyebabkan persepsi mereka terhadap keinginan organisasi menjadi berbeda pula.
Oleh:
Nicholas Simarmata, M.A.
PUSTAKA
Boje D.M. (1991). The Storytelling Organization: A Study of Story Performance in an Office-Supply Firm. Administrative Science Quartely. March.
Cameron, K.S. & Quinn, R.E. (2006). Diagnosing And Changing Organizational Culture: Based On The Competing Values Framework. USA: Jossey-bass.
Denison, D. & Schlue, R. (2007). Managing Corporate Culture at Henkel: Appling the Denison Organizational Culture Survey. Denmark: Bertelsmann Stiftung
DeWitte, K. & Van Muijen, J.J. (1999). Organizational Culture. European Journal of Work and Organizational Psychology. Volume 8. Nomor 4. Halaman 497-502.
Ernawan, E.R. (2011). Organizational culture: Budaya organisasi dalam perspektif ekonomi dan bisnis. Bandung: Penerbit Alfabeta.
House, R., Hanges, P.J., Javidan, M., Dorfman, P.W. & Gupta, V. (2004). Culture, Leadership and Organizations: The Globe Study of 62 Societies. London: Sage Publication, Inc.
Mintzberg, H. (1989). On Management, Inside Our Strange World of Organization. New York: The Free Press.
Morgan, G. (1989). Riding the Waves of Change, Developing Managerial Competencies for a Turbulent World. San Fransisco: ossey Bass Publishers.
Neuhauser, P.C. (1993). Corporate Legend and Lore. New York: McGraw-Hill.
Pettigrew A.M. (1979). On Studying Organizational Culture. Administrative Science Quartely. December.
Poerwanto. (2008). Budaya Organisasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. ISBN: 978-979-1277-90-7.
Robbins, S.P. (1998). Organizational Behavior: Concepts, Controversies, Applications. New York: Prentice-Hall.
Wheelen, T.L. & Hunger, J.D. (2010). Strategic Management and Business Policy. New Jersey: Prentice Hall.
